Międzybórz, 12.08.2015r.
Do wszystkich Wykonawców
Dot. : postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na: „Dostawa oleju napędowego ON dla potrzeb Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Międzyborzu Sp. z o.o. od 01.09.2015r. do 31.12.2016r.”.
Odpowiedź na pytanie
Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Międzyborzu Sp. z o.o. , działając zgodnie z art. 38 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r. Nr 907,z późn. zm) udziela odpowiedzi na pytania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na „Dostawę oleju napędowego ON dla potrzeb Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Międzyborzu Sp. z o.o. od 01.09.2015r. do 31.12.2015r.”
Pytanie 1. Zwracam się z zapytaniem o możliwość podania cen. W ofercie przetargowej złożymy uśrednioną cenę z kraju lub z Międzyborza z dnia 12.08.2015, ale po złożeniu oferty cena może ulec zmianie i nie będzie jednakowa cena przez czas trwania umowy. W zastosowaniu systemu kart flotowych podstawą do rozliczeń jest ilość zakupionego paliwa oraz pozostałych towarów i usług zgodnie z cenami obowiązującymi na danej stacji „z pylonu” w dniu dokonania transakcji.
Ad. 1 Zamawiający informuje, że cena hurtowa za jeden litr oleju napędowego pobrana ze strony internetowej PKN ORLEN na dzień 31.07.2015r. wynosi 3,474 zł. Netto.
Pytania 2. Czy istnieje możliwość zmiany zapisu i naliczania upustu od cen jednostkowych brutto
Ad. 2 Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu i naliczania upustu od cen jednostkowych brutto.
Pytanie 3. Czy istnieje możliwość zaakceptowania przedstawionego w załączeniu wzoru umowy na bezgotówkowe tankowanie przy użyciu kart flotowych z uwzględnieniem zapisów z SIWZ istotne warunki umowy.
Ad 3. Zamawiający akceptuje przedstawiony w załączeniu wzór umowy na bezgotówkowe tankowanie przy użyciu kart flotowych z uwzględnieniem zapisów z SIWZ istotne warunki umowy.
Pytanie 4. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dołączenia już do właściwej umowy załącznika w postaci Ogólnych Warunków Używania Kart Wykonawcy, pod warunkiem, że nie są one sprzeczne z postanowieniami Umowy oraz warunkami SIWZ.
Ad 4. Zamawiający dopuszcza możliwość dołączenia do właściwej umowy załącznika w postaci Ogólnych Warunków Używania Kart Wykonawcy, pod warunkiem, że nie są one sprzeczne z postanowieniami Umowy oraz warunkami SIWZ.
Pytanie 5. Czy zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu (wzór umowy §2 ust.1) – słowa: „lub systematycznie (dwa razy w tygodniu) do siedziby ZGKiM w Międzyborzu Spółka z o.o.” do usunięcia, gdyż nie ma to zastosowania u Dostawcy przy użyciu kart paliwowych.
Ad.5 Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu (wzór umowy §2 ust.1) – słowa: „lub systematycznie (dwa razy w tygodniu) do siedziby ZGKiM w Międzyborzu Spółka z o.o.” do usunięcia.
Pytanie 6. Czy istnieje możliwość zmiany zapisu (wzór umowy §2 ust. 3) – proponujemy brzmienie zapisu „ w przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego odstępstw w jakości paliwa od obowiązujących norm, obowiązuje następująca droga reklamacyjna: reklamacja powinna być złożona na piśmie (dopuszczalna jest forma elektroniczna na adres …….@........., która zostanie potwierdzona pisemnie) i powinna zawierać uzasadnienie reklamacji oraz żądanie Zamawiającego. Od momentu przyjęcia reklamacji Dostawca ma 14 dniowy termin na rozpatrzenie reklamacji i podjęcie decyzji o odrzuceniu lub uznaniu reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub operatora stacji paliw, Dostawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od dnia uzyskania tych informacji. W przypadku uznania reklamacji, Dostawca zobowiązany jest do naprawienia poniesionej przez Zamawiającego szkody w wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami/fakturami (np. za naprawę). Dla uniknięcia wątpliwości naprawianie szkody przez Dostawcę nie obejmuje utraconych przez Zamawiającego korzyści. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Dostawcy nie zamyka możliwości dochodzenia swych praw na drodze sądowej”.
Ad 6 Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu (wzór umowy §2 ust. 3) – proponujemy brzmienie zapisu „ w przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego odstępstw w jakości paliwa od obowiązujących norm, obowiązuje następująca droga reklamacyjna: reklamacja powinna być złożona na piśmie (dopuszczalna jest forma elektroniczna na adres …….@........., która zostanie potwierdzona pisemnie) i powinna zawierać uzasadnienie reklamacji oraz żądanie Zamawiającego. Od momentu przyjęcia reklamacji Dostawca ma 14 dniowy termin na rozpatrzenie reklamacji i podjęcie decyzji o odrzuceniu lub uznaniu reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub operatora stacji paliw, Dostawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od dnia uzyskania tych informacji. W przypadku uznania reklamacji, Dostawca zobowiązany jest do naprawienia poniesionej przez Zamawiającego szkody w wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami/fakturami (np. za naprawę). Dla uniknięcia wątpliwości naprawianie szkody przez Dostawcę nie obejmuje utraconych przez Zamawiającego korzyści. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Dostawcy nie zamyka możliwości dochodzenia swych praw na drodze sądowej”.
Pytanie 7. Czy istnieje możliwość dodania (wzór umowy § 2) następujących zapisów – „Kierowca Zamawiającego tankujący paliwo do pojazdów Zamawiające na stacji paliw Dostawcy zobowiązany jest do wprowadzenia właściwego kodu PIN przypisanego indywidualnie do karty paliwowej i jako potwierdzenie transakcji otrzyma dowód wydania (wydruk z terminala), gdzie jeden egzemplarz dowodu wydania otrzyma kierowca Zamawiającego, a drugi egzemplarz dowodu wydania zostaje na stacji paliw Dostawcy.) Dowód wydania (wydruk z terminala) będzie zawierał następujące dane: numer rejestracyjny tankowanego pojazdu, datę poboru paliwa, ilość i wartość zakupionego paliwa, numer karty paliwowej.”
Ad. 7 Zamawiający dopuszcza możliwość dodania (wzór umowy § 2) następujących zapisów – „Kierowca Zamawiającego tankujący paliwo do pojazdów Zamawiające na stacji paliw Dostawcy zobowiązany jest do wprowadzenia właściwego kodu PIN przypisanego indywidualnie do karty paliwowej i jako potwierdzenie transakcji otrzyma dowód wydania (wydruk z terminala), gdzie jeden egzemplarz dowodu wydania otrzyma kierowca Zamawiającego, a drugi egzemplarz dowodu wydania zostaje na stacji paliw Dostawcy.) Dowód wydania (wydruk z terminala) będzie zawierał następujące dane: numer rejestracyjny tankowanego pojazdu, datę poboru paliwa, ilość i wartość zakupionego paliwa, numer karty paliwowej.”
Pytanie 8. Czy istnieje możliwość zmiany zapisu (wzór umowy §3 ust.1) – ponieważ nie ma zastosowania u Dostawcy przy użyciu kart paliwowych. Transakcje bezgotówkowe przy użyciu kart paliwowych są dokonywane przez Zamawiającego wg cen detalicznych brutto obowiązujących na danej stacji paliw Dostawcy w momencie realizacji transakcji przy uwzględnieniu stałego rabatu, jeżeli zostanie udzielony przez Dostawcę. Na każdej stacji Dostawcy mogą być różne ceny paliwa. Propozycja zapisu dotycząca cen paliw przy użyciu kart paliwowych: „Strony ustalają, że w okresie obowiązywania umowy dostawy oleju napędowego przy użyciu kart paliwowych odbywać się będą po cenach detalicznych brutto obowiązujących na danej stacji paliw Dostawcy w momencie realizacji, przy uwzględnieniu stałego upustu w wysokości ….% lub …….zł (opcja do wyboru) za jeden litr oleju napędowego (od ceny brutto).”
Ad. 8 Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu wzór umowy §3 ust.1) – ponieważ nie ma zastosowania u Dostawcy przy użyciu kart paliwowych. Transakcje bezgotówkowe przy użyciu kart paliwowych są dokonywane przez Zamawiającego wg cen detalicznych brutto obowiązujących na danej stacji paliw Dostawcy w momencie realizacji transakcji przy uwzględnieniu stałego rabatu, jeżeli zostanie udzielony przez Dostawcę. Na każdej stacji Dostawcy mogą być różne ceny paliwa. Propozycja zapisu dotycząca cen paliw przy użyciu kart paliwowych: „Strony ustalają, że w okresie obowiązywania umowy dostawy oleju napędowego przy użyciu kart paliwowych odbywać się będą po cenach detalicznych brutto obowiązujących na danej stacji paliw Dostawcy w momencie realizacji, przy uwzględnieniu stałego upustu w wysokości ….% lub …….zł (opcja do wyboru) za jeden litr oleju napędowego (od ceny brutto).”
Pytanie 9. Czy istnieje możliwość usunięcia zapisów ( wzór umowy § 3 ust. 2) – ponieważ nie ma zastosowania u Dostawcy przy użyciu kart paliwowych.
Ad. 9 Zamawiający dopuszcza możliwość usunięcia zapisów ( wzór umowy § 3 ust. 2).
Pytanie 10. Czy istnieje możliwość zmiany zapisu ( wzór umowy §4 lit. a) – treść zapisu do zmiany nie ma zastosowania u Dostawcy przy użyciu kart paliwowych. Propozycja zapisu: „ Rozliczenie za pobrane paliwo przy użyciu kart paliwowych następować będzie na podstawie faktur, wystawianych przez Dostawcę po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego. Strony ustalają następujące okresy rozliczeniowe trwające : od 01 do 15 dnia miesiąca kalendarzowego i od 16 do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego. Za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego. Dostawca do faktury załączy zbiorcze zestawienie transakcji dokonanych w danym okresie rozliczeniowym przez Zamawiającego, zawierające m.in. : rodzaj paliwa, numer rejestracyjny pojazdu, numer karty paliwowej, miejscowość i numer stacji paliw, datę dokonania transakcji, ilość paliwa, cenę brutto paliwa, należny upust cenowy dla paliw.”.
Ad. 10 Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu ( wzór umowy §4 lit. a) – treść zapisu do zmiany nie ma zastosowania u Dostawcy przy użyciu kart paliwowych. Propozycja zapisu: „ Rozliczenie za pobrane paliwo przy użyciu kart paliwowych następować będzie na podstawie faktur, wystawianych przez Dostawcę po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego. Strony ustalają następujące okresy rozliczeniowe trwające : od 01 do 15 dnia miesiąca kalendarzowego i od 16 do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego. Za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego. Dostawca do faktury załączy zbiorcze zestawienie transakcji dokonanych w danym okresie rozliczeniowym przez Zamawiającego, zawierające m.in. : rodzaj paliwa, numer rejestracyjny pojazdu, numer karty paliwowej, miejscowość i numer stacji paliw, datę dokonania transakcji, ilość paliwa, cenę brutto paliwa, należny upust cenowy dla paliw.”.
Pytanie 11. (wzór umowy § 4 lit. b) – na końcu zdania proponuję dodać słowa: „ w treści faktury”.
Ad.11 Zamawiający wyraża zgodę na dodanie na końcu zdania słów: „ w treści faktury”
Pytanie 12. (wzór umowy §4 lit. c) – treść zapisu do usunięcia, gdyż o tym jest mowa w propozycji zapisu w literze a)
Ad 12 Zamawiający wyraża zgodę na usunięcie (wzór umowy §4 lit. c)
Pytanie 13. Czy istnieje możliwość zmiany zapisu (wzór umowy §4 -§4 lit. d) – termin zapłaty powinien być liczony od daty sprzedaży lub od daty wystawienia faktury, a nie od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego . Dostawca nie będzie znał daty doręczenia faktury do Zamawiającego i takie liczenie terminu płatności może spowodować problemy z wyliczeniem odsetek w przypadku powstania ewentualnych zaległości w płatnościach.
Ad. 13 Zamawiający wyraża zgodę na zmianę zapisu (wzór umowy §4 -§4 lit. d) – termin zapłaty powinien być liczony od daty sprzedaży lub od daty wystawienia faktury, a nie od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego .
Pytanie 14 W myśl artykułu 38 pkt 6 ustawy zamówień publicznych zwracam się z prośbą o przesunięcie terminu składania ofert. Proponujemy termin składania ofert na 21.08.2015r.
Ad. 14 Zamawiający wyraża zgodę na przesunięcie terminu składania ofert na 21.08.2015r.
/-/ Eugeniusz Grzegorowski
Prezes Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Międzyborzu Sp. z o.o.